¿De qué forma un mal manejo del tiempo incide en nuestro desempeño y el logro de nuestros objetivos?
La mala priorización del tiempo, el mal uso o falta de uso de una agenda de hecho impacta negativamente en el logro de nuestros objetivos y los de la organización. Es muy probable que el manejo inadecuado de la asignación de nuestro tiempo haga que algunos planes se dilaten, la falta de seguimiento a nuestra agenda podría hacer que la respuesta a los plazos de entrega no se cristalicen en las fechas acordadas y todo esto en definitiva tiene un impacto en la línea final del negocio; en la línea financiera.
Si lo vemos desde la perspectiva del balanced score card la línea base, desde la cual se amarran todos los niveles y planes –la de crecimiento y aprendizaje- es la que debe tener un factor que dinamice y cuide el manejo en los tiempos y agendas.
Este escenario se complejiza mucho más cuando el colaborador no tiene ningún sentido de urgencia, o cuando la cultura se ha anclado en la “no entrega” a tiempo de los plazos en los que los demás gerentes y colaboradores se comprometieron. Esto produce además un serio aumento de las tasas de tensión en los responsables de dar la cara, los señores que reportan al directorio lo gerentes generales.
¿Cómo podemos hacer un diagnóstico para saber qué tan bien estamos administrando nuestro tiempo?
Una buena forma de saber si la organización está administrando bien su tiempo es el de saber cuántos de los proyectos y planes han sido efectuados en el tiempo acordado, cuánto de estos planes o proyectos han tenido un seguimiento sistemático.
En el lado personal, cuánto de nuestro tiempo estamos distribuyendo en nuestros propios grupos de interés; la familia, el trabajo, la vida social, la pareja.
¿Cuán estresada está la persona? Una persona con un buen manejo de sus tiempos, es decir que ha “balanceado” adecuadamente sus tiempos probablemente tendrá una menor probabilidad de tener mayores tasas de stress.
En un congreso mundial de Recursos Humanos escuche una conferencia acerca de los “tiempos para la gente” , en esta conferencia se mostraba como algunas organizaciones muy exitosas desde la perspectiva financiera tenían un espacio para su gente, es decir las personas en un día normal de trabajo podían tener un “time off” y tomarse un café , descansar etc. Estas empresas concluye el estudio han sabido distribuir y gerenciar muy bien sus tiempos, pues le enseñan a su gente a balancear su tiempo a través del uso de su agenda.
Covey trabaja intensamente este tema, él menciona que existen cuatro cuadrantes del tiempo, y estos cuadrantes tienen dos ejes, uno que lude a la importancia y la otra a lo urgente. En el cuadrante uno se centra lo importante y urgente, aquí están los problemas acuciosos, donde atender estos temas es determinante, una persona, una organización que está constantemente en este cuadrante se convierte en ineficaz, no es sano estar por mucho tiempo en este cuadrante, en el cuadrante dos está lo importante y no urgente, aquí se gesta la preparación, la prevención, la planificación etc. Si la persona, la organización se detiene más en este cuadrante muy probablemente será más eficaz, tendrá más opción de poder mirar el bosque. Está el cuadrante de lo no importante pero urgente, en este cuadrante están las llamadas, las interrupciones, reuniones y finalmente el cuadrante cuatro en el que está lo no importante y lo no urgente, revisión de correos, actividades triviales, lectura de correspondencia publicitaria, mails con amigos etc. Dependiendo en qué cuadrante se centre la persona o la organización se podrá entender “dónde estamos” y a partir de allí establecer la mejora.
Podría nombrar y explicar brevemente algunas técnicas para desarrollar nuestra capacidad de hacer un uso efectivo del tiempo.
Disciplina; uno de los factores más importantes para lograr establecer parámetros de clarificación / consciencia del manejo de nuestro tiempo y de lograr cumplir con nuestros compromisos es mantener una disciplina clara, férrea. La persona debe salir de su círculo de confort.
Comunicación constante; la clave está en la coordinación eficaz con las personas que están en nuestras agendas, y si algo prevé una falla en nuestra agenda comunicarse a tiempo es la clave.
Instrumentación simple y ágil, la adquisición de un celular con agenda, de una palm, de una agenda impresa será determinante en la obtención de un mejor gerenciamiento de nuestro tiempo. No tiene que ser nada sofisticado, tiene en todo caso que ser amigable y muy simple.
Pequeñas concesiones, es decir la persona debe empezar su time management con tareas muy simples y que le permitan ir colocando un Check a aquellas que fueron planeadas en la agenda. A mayor cantidad de checks mayor refuerzo en su uso, mayor habituación.
Priorización; decidir a que le daremos mayor prioridad y enfocar nuestro tiempo y atención en ello sin descuidar lo demás, Covey lo define como empezar con el fin en la mente y poner primero lo primero.
Proactividad; tomar acción, no esperar a que la agenda nos gane.
En fin existen otra serie de elementos que ayudan a desarrollar un mayor uso efectivo del tiempo.
¿Cómo se define la procrastinación, a que se debe y cómo combatirla? ¿Cómo podemos aprender a priorizar, a distinguir entre lo urgente y lo importante?
El placer es quizás uno de los elementos que más atrapan al ser humano. Salir del círculo de confort nos impele a sentir una suerte de displacer. El hábito de posponer las actividades que si importan -al que nos referíamos al inicio de esta entrevista, y sustituirlas por actividades irrelevantes es una característica clave de la procrastinación. Por ejemplo, navegar en internet, estar en las redes sociales en plena hora de actividad laboral, comer compulsivamente, conversar en todo momento, leer libros ajenos al tema de la clase en clases etc. son típicas de la procrastinación.
Hay investigadores que asocian a la procrastinación con las adicciones, y siendo éstas tan placenteras que la persona se dedica más a ellas que a la actividad medular.
Hay tratamientos que ayudan a mejorar este tema, con tratamiento cognitivo conductual, con terapia transaccional, terapia gestáltica se han visto casos de franca mejora.
En lo que todos los autores coinciden es que la procrastinación tiene más que ver con un tema de autorregulación del tiempo.
¿Qué son los llamados “quita tiempo”, cómo podemos manejarlos?
Los quita tiempos son actividades que hacen que una persona coloque su atención, energía y esfuerzo en elementos que no agregan valor.
¿Cuándo alguna actividad no agrega valor? Cuando se distancia improductivamente de la actividad principal en el que el sujeto se ve envuelto. Por ejemplo leer una novela puede ser muy interesante, relajante o apasionante y por lo tanto productivo, pero hacerlo en plena hora de clases resulta un quita tiempo. Leer y buscar correos electrónicos o estar en una red social es sumamente rico por la cantidad de networking y manejo de relaciones que ésta actividad nos trae, pero hacerlo en horas de oficina más aún cuando tenemos temas pendientes se convierte en un quita tiempo. No usar una agenda es un quita tiempo…usted usa su agenda?
César Pera, es Psicólogo con maestría en Gestión Humana y Phd en Gestión de Personas. Consultor Senior en Executive Search, Outplacement, Executive Coaching y Gestión del Talento con más de 20 años de experiencia como Vicepresidente y Gerente de Gestión Humana en empresas líderes multinacionales y nacionales, logrando posicionar a una de ellas como la primera en el Great Place to Work.
Actualmente es Partner de HR Latam y Director de la maestría de Recursos Humanos de la Universidad del Pacifico, miembro del consejo del post grado de la misma universidad Máster Coach y miembro del directorio de la Global Coaching Society, filial Perú.
